CARA MENCETAK DOKUMEN MAIL MERGE

Biasanya menjelang2 lebaran, or pas lagi musim kawin di bulan syawal atau bulan besar abis lebaran haji di berbagai forum muncul pertanyaan2 klasik ini.

Gimana sih ngeprint label Tom & Jerry? Ada yang punya template nggak?

Jangan selalu cari jalan mudah dong. Ayo sekali2 coba sendiri biar lebih menarik. Berikut ini, saya tuliskan petunjuk step by step biar kalian tau caranya dan nggak nanya yang itu2 lagi.

Buat pustakawan, ini sangat berguna untuk mencetak label buku. Ukurannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing2 lembaga. Oh iya, ini hanya untuk pemakai software pengolah kata MS Word lho.

Sekarang perhatikan baik2:

1. Buka itu program MS Word.

2. Klik menu bar di: File>New

3. Klik Tools>Letters and Mailings>Envelopes and Labels

4.Beri tanda di “Radio Button” yang judulnya “Full page of the same label”

5. Klik “Option“

6. Abis itu akan muncul dialog box alias kotak dialog yang judulnya “Label options“,

7. Pilih di “Label Products” pilihan yang namanya “Other/Custom“

8. Lalu pilih “AE (3×5) – Address” di kolom Product Number

9. Terus turun ke bawah lagi, lihat sebuah tombol yang bernama “New Label“, klik tombol itu.

10. Akan muncul lagi kotak dialog seperti ini:

11. Nah kasih nama labelnya terserah kalian, di tutorial ini kasih nama aja “Label” di kolom Label Name

12. Sekarang kita ambil contoh label yang akan kita gunakan adalah label Tom & Jerry nomer 103. Sekarang ambil selembar label dan sebuah mistar/penggaris. Ukurlah Side margin, horisontal pitch dan lain-lain sehingga hasilnya sama seperti gambar di bawah ini.

13. Setelah itu klik OK

14. Lalu Klik “OK” lagi di dialog box Label Options.

15. Kemudian di dialog box Envelop and Labels (seperti di nomer 4) klik “New Documents“

16. Hasilnya akan seperti ini:

17. Itu belum selesai, karena ukuran kertasnya belum sesuai dengan ukuran kertas kuningnya Tom & Jerry. Karena itu kita samakan ukurannya dengan, Klik menu File>Page setup. Kemudian ukur lagi dengan mistar ukuran lebar dan tinggi kertas kuningnya. Ukurannya adalah lebar 20,5cm, tinggi 16,5cm. Masukkan data tersebut ke ukuran kertasnya. Perhatikan baik2 ya, paper sizenya adalah “Custom” setelah itu baru masukkan angkanya. Setelah itu Klik OK

18. Hasilnya, kita akan mempunyai ukuran yang pas dengan label Tom & Jerry no. 103. Tapi jangan lupa untuk menyimpan format ini ke dalam bentuk MS Word Template. Klik File>Save As>Document Template. Simpan.

19. Selesai deh pekerjaan kita.

Lain kali saat kita membutuhkannya kita tinggal membuat dokumen baru dengan Template Label yang sudah kita buat. Mencari templatenya ada di gambar berikut ini. Pasti tau dong? Saya tinggalkan PR sebagai teka-teki buat kalian ya…

Nah, sudah berhasil dengan nomor 103, ingin membuat dengan seri lain? Ulangi saja langkah tadi, dan di langkah nomor 11 silahkan ukur sesuai dengan seri kertas Tom & Jerry yang kamu pakai. Di langkah terakhir, save sebagai Document Template dengan nama yang berbeda, misalnya Label103, Label121 dan sebagainya. Oh iya, file Documen Template MS Word, memiliki file extension *.dot.

Oh iya, kelupaan. Kalo udah berhasil bikin template, kamu bisa copy file template itu ke flashdisk atau ke CDROM atau kamu upload ke website pribadi kamu buat backup yang bisa dibawa atau diakses dimana2. Jadi kamu nggak perlu lagi mengulangi langkah2 ini setiap saat. Cukup buka file template itu aja.

Kalau belum jelas silahkan bertanya ke IT di tempat anda bekerja. Atau silahkan layangkan surat ke b.utomo@cgiar.org.

Semoga berguna.

SuMBer: http://anasayahara.wordpress.com/category/word/

PETUNJUK MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE

Mari kita mulai langkah demi langkah:

1. Kita buka template yang kemarin kita buat untuk Label no. 103.

2. Ini labelnya kan:

3. Di Menu bar, klik Tools>Letter and Malings>Mail Merge

4. Setelah itu akan muncul panel di sebelah kanan. Karena kita mau bikin mailmerge untuk surat, ya kita pilih “Letters”. Kemudian lihat di bagian bawah panel, klik “Starting New Document”

5. Karena kita ingin menggunakan format label yg sudah kita buka tadi, pilih “Use current Document”.

6. Kemudian kita pilih, “Use existing List”, ini artinya kita ingin menggunakan file berisi alamat yg kita punya. Setelah itu klik “Browse” untuk mencari lokasi dimana file Excel yang mau kita pakai berada dalam komputer kita.

7. Sebagai contoh, saya menggunakan file excel yg berisi data member mailing list pustakawan CGIAR berikut.

8. Setelah itu, kita pilih pada sheet mana data alamat tersebut berada.

9. Lalu kita akan disajikan bentuk data yang ada di dalam file excel tadi. Di sini kita bisa memilih data mana saja yang mau kita tampilkan di label. Tapi kalau bingung, tampilkan saja semuanya dulu. Caranya, klik “Select All”.

10. Kita boleh memilih recipient, maksudnya si penerima surat. Silahkan edit recipient kalau diperlukan, kalau tidak lanjut saja. Klik “Next: Write Your Letter”.

11. Nah, disini kamu klik cursor kamu di kolom pertama label. Kemudian klik “More Items” di panel sebelah kanan.

12. Akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Kita pilih ruas(field) mana yang akan kita tampilkan di label. Kita akan mengirim surat, tentu saja yang kita akan tampilkan adalah data Nama pada ruas “Name”, Nama Lembaga yang dalam contoh ini ada di ruas “Center”, Kemudian saya ingin tampilkan email pada field “Email”. Seharusnya ada field alamat, tapi karena sekedar contoh, nggak usah dimasalahkan ya

13. Ketika kamu klik “Insert”, maka ruas2 itu muncul di label. Lihat gambar dibawah.

14. Yah sekarang tinggal sesuaikan susunannya. Tinggal klik enter biar susunannya turun ke bawah. Trus select dan bold fontnya sesuai kebutuhan.

15. Oh iya, saya lupa mengaktifkan toolbar mailmerge. Coba ikutin gambar di bawah ini aja ya.

16. Kalau recipient atau penerima suratnya buanyak banget, misalnya 100 orang ya, pasti kita ingin agar kita bisa mencetak secara berkesinambungan. Label 1 berisi nama A label kedua si B dst. Karena itu kita harus tambahin Macro dari Mailmerge Toolbar. Klik toolbar mailmerge yg judulnya “Insert Word Field”, kemudian klik “Next Record”.

17. Hasilnya akan seperti di bawah ini. Kemudian select dan block format di label pertama dan paste di semua label. Klik “Preview Your Label” di bagian bawah panel sebelah kanan.

18. Maka MS Word akan menampilkan semua data nama dan alamat di label anda.

19. Pada tahap ini proses mailmerge bisa dikatakan selesai. Kamu sudah bisa mencetak label2 tersebut pada printer. Tapi bila kamu ingin melihat dulu hasil mailmergenya dalam sebuah dokumen label yang panjang sesuai jumlah data yang kamu punya, kamu bisa lihat ke toolbar mailmerge kemudian klik tombol “Merge to New Document”. Silahkan dicoba deh, pasti dia akan membuat sebuah dokumen panjang sebanyak orang yang ingin kamu kirimi surat. Jangan lupa cek kesinambungan urutan nama pada label di masing2 halaman. Kadangkala ada kesalahan urutan kerja sehingga urutannya agak kacau.

20. Saya tidak tampilkan preview seperti apa dokumen yang dihasilkan. Kalian mesti mencobanya sendiri. Bila anda ingin mencetak nama2 tertentu saja dalam pangkalan data anda, anda bisa memilih secara manual nama tersebut. Dengan mengedit recipent list. Ini ada di langkah sebelumnya. Coba kamu cari lagi ke atas deh.

Selesai deh tutorialnya. Sebelum memulai, jangan lupa siapkan dulu format labelnya dan file MS Excel atau MS Accessnya. Nanti kalau sudah jago, kamu bisa coba mailmerge dari file pangkalan data yang lain, seperti dari file txt, MS Outlook, dll.

Saya ucapkan selamat mencoba ya. Kalo ada pertanyaan atau koreksi, silahkan email ke b.utomo@cgiar.org.

SumBer :http://anasayahara.wordpress.com/category/word/

TutoRIal Membuat Dokumen PDF

Saat ini Portable Document Format (PDF) sudah menjadi distribusi dokumen standard dalam hal keamanan dan dapat diandalkan di seluruh dunia. Sebagian besar dokumen yang disertakan dalam email untuk kelengkapan data, biasanya disertakan dalam pdf.


Untuk menghasilkan dokumen dalam format pdf sudah banyak software yang tersedia secara gratis. Jika hanya ingin menghasilkan dari Word, Excel dan sejenisnya, maka bisa digunakan OpenOffice. Semua aplikasinya sudah menyertakan fasilitas untuk menyimpan data dalam format pdf. Tapi bagaimana jika kita ingin menghasilkan dokument dari aplikasi lain, seperti pengolah vektor, gambar, web site dan lainnya ?




Jawabannya adalah dengan fasilitas print langsung ke format PDF. Jadi jika aplikasi tersebut menyertakan fasilitas print ( biasanya menu File > print ), maka dapat dihasilkan dokumen dalam format pdf. Berikut beberapa aplikasi gratis / opensource yang dapat dijadikan alternatif untuk menghasilkan pdf.


1. CutePDF Writer

Dengan CutePDF writer, kita dapat menghasilkan pdf dengan mudah. CutePDF Writer menginstall dirinya sebagai “printer subsystem”, sehingga kita dapat mencetak secara virtual ke format pdf. CutePDF Writer (CutePDF Printer) merupakan versi gratis dari CutePDF Profesional.

CutPDF Writer berlisensi FREE untuk personal dan commercial, tidak ada watermarks juga Popup Web Ads. Untuk dapat memanghasilkan pdf, CutePDF memerlukan PS2PDF converter seperti Ghostscript, yang juga disediakan link di websitenya. Jika hanya untuk menghasilkan pdf, tanpa tambahan fasilitas lainnya, maka cutePDF merupakan aplikasi yang cukup bagus.

Download selengkapnya ( termasuk PS2PDF) bisa dilihat disini :
http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp

2. PrimoPDF

Seperti CutePDF, PromiPDF juga diinstall sebagai virtual printer, sehingga kita bisa mencetak untuk menghasilkan pdf. Seperti cutePDF, primoPDF juga gratis dan tanpa pesan iklan. Dibanding CutePDF, aplikasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain :

Fasilitas untuk mengoptimalkan hasil untuk screen (prioritas utama untuk dibaca), print (standard laser printer), ebook, dan prepress.
Menambah keamanan dengan enkripsi 40- or 128-bit.
manambah Informasi dokumen (title, author, subject, keywords) di dokumen yang dihasilkan.
Mendukung Double byte character.
Mendukung non-TrueType fonts.
Kemampuan untuk menggabung atau menambahkan PDF ketika konversi.
Ukuran Instalasi sekitar 13.5 MB.
Download disini
http://www.primopdf.com/primopdf_free_idx.aspx

3. Pdf955

Dibanding aplikasi sebelumnya pdf955 mungkin merupakan pdf creator yang mempunyai fasilitas paling lengkap, tetapi untuk memanfaatkannya berbagai fasilitasnya mungkin kurang praktis, karena melalui aplikasi terpisah. Dan satu hal yang membedakan dengan aplikasi sebelumnya bahwa pdf955 versi gratis selalu menampilkan PopUpWindow ketika dijalankan (Pesan sponsor), yang mungkin terkadang menjengkelkan. Pdf955 juga menggunakan GPL Ghostscript, seperti CutePDF.

Untuk mengedit pdf, diperlukan aplikasi tambahan yaitu pdf955edit. Dengan pdfEdit995 hasil keluaran dapat dicustomisasi, misalnya : menyisipkan bookmarks, menambahkan links, menggabung beberapa files pdf menjadi satu pdf, mengubah page orientation, menambahkan stempel “Confidential”, mengatur resolusi gambar,ringkasan dokumen, membuat batch print untuk aplikasi Microsoft Office dan lainnya.

Pdf955 juga mampu menambahkan Digital Signature atau meng-encrypt PDF, dengan tambahan aplikasi Signature995.Signature995 menggunakan teknologi Microsoft Cryptographic dengan 128-bit DES encryption.

Fasilitas lainnya antara lain :

Integrasi dengan Microsoft Word toolbar
Konversi PDF ke JPEG, TIFF, BMP, PCX formats, HTML, Word DOC, text.
Otomatis menghasilkan daftar isi (Table of Contents)
Standard Enkripsi PDF (restricted printing, modifying, copying text and images)
Mendukung untuk optimasi PDF, Compressed PDF,custom page sizes, shared network printing
Pilihan untuk mengatur ukuran keluaran
Konfigurasi Font embedding
Konversi PS ke PDF secara mudah.
Dapat dikonfigurasi untuk menambah fungsi di Acrobat Distiller
Informasi dan download :

http://www.pdf995.com/download.html
http://www.pdf995.com/
4. PDFCreator

PDF Creator merupakan satu-satunya aplikasi yang merupakan OpenSource, dan tidak kalah dibanding aplikasi sebelumnya, karena memiliki fasilitas cukup banyak. Hanya saja bagi pengguna windows Vista, mungkin ada beberapa permasalahan. Fasilitas tambahannya antara lain :

Menghasilkan dokumen dalam format berikut: Portable Document Format (PDF), Postscript (PS), Encapsulated Postscript (EPS), PNG, JPEG, BMP, PCX, and TIFF.
Combine multiple documents into one PDF.
Password protect and apply up to 128 bit encryption to your PDF documents.
Automatically save PDF documents with current settings without being prompted for information
Untuk Download dan Informasi selengkapnya silahkan kunjungi web :

http://www.pdfforge.org
http://sourceforge.net/projects/pdfcreator
Cara menghasilkan dokumen PDF

Untuk menghasilkan file PDF, secara umum tinggal piih Menu File > Print ( atau menu lainnya untuk mencetak dokumen), kemudian dibagian Select Printer, pilih nama aplikasi yang sesuai, misalnya CutePDF, PrimoPDF, PDF955 atau PDFCreator. kemudian klik Print. Jika memerlukan opsi tambahan maka akan ditampilkan, atau langsung ditampilkan lokasi dimana file akan disimpan.